اصول چگونه کار می کند؟

اصول، رسالت، فرهنگ و استراتژی را به تصمیمات و اعمال روزانه تبدیل می کنند.

آنها فرآیندهایی را که رفتار را کنترل می کنند با دستورالعمل هایی جایگزین می کنند که تصمیم گیری در زمینه را توانمند می سازند.

آنها به مردم می گویند که چگونه اقداماتی را انتخاب کنند که هدف مشترک شما را پیش ببرند، ارزش ها را در عمل پیاده کنند و به طور همزمان به سمت اهداف حرکت کنند.

اصول می توانند راهنمایی هایی ارائه دهند که ذهنی تر و موقعیتی تر از قوانین، سیاست ها و رویه هایی هستند که در سنگ تراشیده شده اند.

مدیریت بر اساس اصول

رهبری از طریق اصول بر فرآیند، نقش شما را به عنوان یک رهبر کسب و کار تغییر می دهد.

در یک سلسله مراتب، شغل اصلی شما به عنوان یک رهبر مدیریت افراد و فرآیندها است.

شما در مورد فرآیند تصمیم گیری می کنید، نقش ها را تعیین می کنید و اختیار را تفویض می کنید. شما تعیین می کنید که افرادی که به شما گزارش می دهند چه کاری را می توانند خودشان مدیریت کنند و برای انجام چه کاری باید اجازه بگیرند. و زمانی که کسی از اختیارات خود فراتر می رود، شما تصمیم می گیرید که چگونه با آن برخورد کنید و چه مجازاتی را اعمال کنید.

در یک سبک مدیریت شبکه ای تر، شما افرادی را که زیر دست شما هستند توانمند می سازید تا بر اساس هدف و اصول، انتخاب های خود را انجام دهند.

زمانی که مشکلی به شما منتقل می شود، وظیفه شما این نیست که تصمیمی بگیرید و دستور دهید. رهبران در یک سازمان شبکه ای از هر فرصتی برای توضیح اینکه چگونه و چرا یک تصمیم گیری “چنگال در جاده” می گیرند، استفاده می کنند تا مردم بتوانند در آینده به طور مستقل موقعیت های مشابه را مدیریت کنند.

به عبارت دیگر، به جای گفتن به مردم چه کاری انجام دهند، هدف شما رهبری با دادن شفافیت به آنها برای تصمیم گیری در مورد اینکه چه کاری انجام دهند است.

اصول برای تصمیمات هماهنگ

اصول، هدف، رسالت، فرهنگ و استراتژی را به تصمیمات و اعمال روزانه تبدیل می کنند.

اکثر سازمان ها دارای رسالت، ارزش ها، اهداف و استراتژی هایی هستند که به مردم می گویند شرکت به کجا می رود. آنها همچنین دارای قوانین، فرآیندها، سیاست‌ها و رویه‌هایی هستند که به مردم می‌گویند چه کاری انجام دهند. برخی حتی یک هدف مشترک را شناسایی کرده اند که بیان می کند چه چیزی را در جهان خلق می کنند.

اصول، لایه میانی گم شده در اکثر سازمان ها هستند – یکی از آنها به مردم می گوید که چگونه تصمیماتی بگیرند که هدف را پیش ببرد، ارزش ها را در عمل پیاده کند و سازمان را به سمت اهداف خود حرکت دهد.

اصول زمانی که یک “چنگال در جاده” وجود دارد، به خصوص مفید هستند – یک موقعیتی که ارزش ها و اهداف برای گفتن اینکه چه کاری باید انجام دهید کافی نیستند.

مهم است که رابطه بین اصول، ارزش ها و اهداف روشن باشد:

• ارزش ها چیزهایی هستند که برای شما مهم هستند.
• اهداف چیزهایی هستند که می خواهید در جهان ببینید.
• اصول به شما کمک می کند تا تصمیماتی بگیرید که با ارزش ها و اهداف شما همسو باشد.

به عنوان مثال، “ساده زیستی” یک ارزش است، “پس انداز پول” یک هدف است و “هزینه کردن پول دیگران مانند پول خود” یک اصل است.

شما در شرایطی که انتخاب واضحی وجود دارد، نیازی به اصول ندارید، مانند خرید تجهیزات که در آن یک محصول بازده سرمایه گذاری بالاتری نسبت به گزینه های دیگر ارائه می دهد.

با این حال، زمانی که با دو یا چند گزینه روبرو می شوید که به طور مساوی با ارزش ها و اهداف شما سازگار است، یک اصل به خوبی تدوین شده به شما امکان می دهد بهترین تصمیم را بین آنها بگیرید.

مثال

اصول در گوگل

نه اصل نوآوری گوگل به روشن شدن تمایز بین اصول و ارزش ها کمک می کند.

یکی از نه اصل “پیش فرض به فرآیندهای باز” است. اگر این یک ارزش بود، ممکن بود به صورت “باز باشید” بیان شود، اما اینقدر گسترده است که واقعاً برای اطلاع رسانی تصمیمات مفید نیست.

این اصل به وضوح بیان می کند که گوگل فرآیندهای باز را ترجیح می دهد، در حالی که به کارکنان انعطاف پذیری می دهد تا در صورت لزوم یا مناسب بودن فرآیند بسته تصمیم گیری کنند. آنها را تشویق می کند که فرآیندی را باز بگذارند مگر اینکه دلیل خوبی (مانند حریم خصوصی یا امنیت) برای بستن آن داشته باشند. گوگل همچنین با اصل “ارسال و تکرار” بر ارزش اصلی نوآوری خود تاکید می کند.

این اصل اذعان دارد که با توجه به کاری که گوگل انجام می دهد، چیزی به عنوان کامل وجود ندارد. در عوض، کل شرکت حول ایده عرضه محصولات به محض اینکه به اندازه کافی خوب هستند، همسو می شود و سپس در حالی که بازخورد جمع آوری می شود، به کار بر روی آنها ادامه می دهد.

در عین حال، “ارسال و تکرار” همچنین به کارکنان خودمختاری می دهد تا خودشان تصمیم بگیرند که چه زمانی یک محصول برای عرضه آماده است، چقدر سریع تکرار شود و هر تکرار چقدر تدریجی باشد.

تمرین

ارزش ها را به نتایج تبدیل کنید

یکی از چالش ها در تبدیل ارزش ها به اصول این است که تصور اینکه آنها در عمل چگونه به نظر می رسند، دشوار است. از این برگه کار برای ترجمه ارزش های خود به نتایج استفاده کنید، تا بتوانید ایده روشن تری از آنچه اصول شما باید به آن برسند، به دست آورید.

برای هر یک از ارزش های اصلی خود، به نتیجه ای فکر کنید که نشان می دهد آن ارزش برای چه چیزی قرار است به دست آورد.

وقتی می گوییم به [ارزش] اعتقاد داریم،

آنچه مهم است این است که [نتیجه] را به دست آوریم.

آنچه مهم است را اولویت بندی کنید

در جایی که ارزش‌ها و اهداف با هم رقابت می‌کنند، اولویت‌ها به انتخاب کمک می‌کنند.

اغلب دو یا چند ارزش یا هدف یک سازمان با هم در تنش هستند.

برخی از نمونه‌های اهداف در تنش سود در مقابل هدف، یا کل درآمد در مقابل سودآوری است. اگر مجبور به انتخاب هستید، کدام را باید در اولویت قرار دهید؟

هر چقدر هم که انتخاب بین دو ارزش یا هدف اصلی ناخوشایند به نظر برسد، تصمیمات سخت اغلب به این نوع تفکر نیاز دارند.

اصول می توانند به انتخاب بین اهداف رقیب کمک کنند یا راهنمایی در مورد نحوه دستیابی به هر دو را ارائه دهند.

مثال

Agile

در اواخر دهه 90، توسعه دهندگان نرم افزار در پروژه های خود با اهداف رقیب دست و پنجه نرم می کردند، مانند تمایل به عرضه سریع نرم افزار در مقابل داشتن محصولی بی عیب و نقص برای عرضه. جنبش نرم افزار agile از آن معضلات متولد شد و در سال 2001 بیانیه ای برای توسعه نرم افزار agile منتشر شد. این یک نمونه عالی از چگونگی مختصر بودن مجموعه ای از اصول در حالی که راهنمایی کافی برای مفید بودن و در عین حال باقی گذاشتن فضای زیادی برای تفسیر و نوآوری است.

به جای گفتن “X را انجام دهید، نه Y”، اصول Agile می گویند: “Y با ارزش است، بنابراین آن را نادیده نگیرید، اما X مهمتر است، و در اینجا دلیل آن آمده است.”

با تدوین این سطح از انعطاف پذیری در عین حال تعیین اصول اولیه، یک جامعه Agile بسیار پراکنده توانست در مورد روش های توسعه کلیدی همکاری کند و یک فرهنگ متمایز نوآوری ایجاد کند که پس از بیش از 20 سال همچنان قوی است.

تمرین

ارزش‌ها و اهداف را در اولویت قرار دهید

از این تمرین برای تمرین ایجاد اصولی که ارزش‌ها و اهداف را در اولویت قرار می‌دهند استفاده کنید. با شناسایی یک زمینه‌ای که در آن ارزش‌ها یا اهداف اغلب با هم در تنش هستند، شروع کنید. در مرحله بعد، ببینید که آیا می توانید دو ارزش یا هدف رقیب را رتبه بندی کنید تا انتخابی را که معمولاً بین آنها انجام می دهید نشان دهید.

اصول تو در تو

اصول تو در تو نسخه‌های وابسته به زمینه یک اصل هسته‌ای هستند که در موارد استفاده محدودتر یا گروه‌های خاص اعمال می‌شوند.

ارزش‌ها ممکن است به طور مساوی در همه جا در یک سازمان اعمال شوند، اما برخی تصمیمات برای همه اعمال می‌شود، در حالی که برخی دیگر فقط در زمینه‌ها، بخش‌ها یا نقش‌های خاصی مرتبط هستند.

اصول تو در تو تصمیماتی را که باید در زمینه‌های مختلف به طور متفاوتی اتخاذ شوند، رسیدگی می‌کنند.

به عنوان مثال:

• اصل اساسی آمازون مبنی بر “وسواس مشتری” برای توسعه محصول، بازاریابی و خدمات مشتری معنای متفاوتی دارد.
• ویکی پدیا دارای اصول خاصی برای نویسندگان است که با پنج ستون عمومی تر مطابقت دارند، اما از آنها دقیق تر هستند.
• جنبش Agile دارای اصول هسته‌ای است که به طور جهانی اعمال می‌شود، و اصول خاصی برای روش‌هایی مانند Kanban و Scrum دارد.

مثال

اصول تو در تو

یک شرکت جهانی Fortune 500 که از ساختار سلسله مراتبی به ساختار شبکه ای تر تغییر می‌کند، اصول کلی را برای کل سازمان توسعه داده است، مانند “برای سرعت بخشیدن به کار لاغر بمانید”، “برای برنده شدن بیاموزید و سازگار شوید” و “مشتریان موفقیت ما را تعیین می‌کنند.”

در هر یک از این اصول، اصول دانه‌بندی‌تر وجود داشت، از جمله «به دنبال حقیقت باشید و به آن اعتماد کنید»، «اختلاف را با همدلی و شفافیت حل کنید» و «در مواجهه با عدم قطعیت، تمرکز و چابکی را حفظ کنید».

و در درون این اصول، اصول خاصی برای هر بخش، منطقه و واحد تجاری در شرکت وجود داشت. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

• ارتباطات شرکتی از اصل “چرا” با “چه” استفاده می کرد تا اطمینان حاصل کند که کارکنان درک می کنند که چرا شرکت یک تصمیم خاص را می گیرد و چگونه این تصمیم از اهداف تجاری پشتیبانی می کند.
• بازاریابی اصل “ما مدافع مشتری هستیم” را پذیرفت تا یادآوری کند که اجرای یک کمپین بازاریابی تنها وسیله ای برای پاسخگویی به نیازهای مشتری و برآورده کردن آنهاست.
• تولید و فروش برای حل و فصل کشمکش قدرت مداوم بین فروش (که می خواست سفارشی سازی را برای افزایش فروش به حداکثر برساند) و تولید (که می خواست سفارشی سازی را برای آسان تر کردن تولید به حداقل برساند) در اطراف “تخصیص آرا متناسب با ریسک” همسو شدند.

برای اعمال این اصل، هر بخش ریسک خود را برای سفارشی سازی در مقابل عدم سفارشی سازی ارزیابی می کند و برای رسیدن به تصمیم رای می دهد. مدیر تنها در صورتی فراخوانده می شود که برای ارزیابی ریسک به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشد، نه اینکه در مورد تصمیم نهایی اظهار نظر کند.

مثال

اصول تو در تو

هنگام تغییر از ساختار سلسله مراتبی به ساختار شبکه ای تر، GE اصول کلی را برای کل سازمان توسعه داد، مانند “برای سرعت بخشیدن به کار لاغر بمانید”، “برای برنده شدن بیاموزید و سازگار شوید” و “مشتریان موفقیت ما را تعیین می کنند.”

در هر یک از این اصول، اصول دانه‌بندی‌تر وجود داشت، از جمله «به دنبال حقیقت باشید و به آن اعتماد کنید»، «اختلاف را با همدلی و شفافیت حل کنید» و «در مواجهه با عدم قطعیت، تمرکز و چابکی را حفظ کنید».

و در درون این اصول، اصول خاصی برای هر بخش، منطقه و واحد تجاری در شرکت وجود داشت. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

• ارتباطات شرکتی از اصل “چرا” با “چه” استفاده می کرد تا اطمینان حاصل کند که کارکنان درک می کنند که چرا شرکت یک تصمیم خاص را می گیرد و چگونه این تصمیم از اهداف تجاری پشتیبانی می کند.
• بازاریابی اصل “ما مدافع مشتری هستیم” را پذیرفت تا یادآوری کند که اجرای یک کمپین بازاریابی تنها وسیله ای برای پاسخگویی به نیازهای مشتری و برآورده کردن آنهاست.
• تولید و فروش برای حل و فصل کشمکش قدرت مداوم بین فروش (که می خواست سفارشی سازی را برای افزایش فروش به حداکثر برساند) و تولید (که می خواست سفارشی سازی را برای آسان تر کردن تولید به حداقل برساند) در اطراف “تخصیص آرا متناسب با ریسک” همسو شدند.

برای اعمال این اصل، هر بخش ریسک خود را برای سفارشی سازی در مقابل عدم سفارشی سازی ارزیابی می کند و برای رسیدن به تصمیم رای می دهد. مدیر تنها در صورتی فراخوانده می شود که برای ارزیابی ریسک به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشد، نه اینکه در مورد تصمیم نهایی اظهار نظر کند.

خلاصه

• رهبری از طریق اصول بر فرآیند، نقش شما را به عنوان یک رهبر کسب و کار تغییر می دهد.
• اصول، رسالت، فرهنگ و استراتژی را به تصمیمات و اعمال روزانه تبدیل می کنند.
• آنچه یک معضل ایجاد می کند – یک “چنگال در جاده” – زمانی است که ارزش ها و اهداف برای گفتن اینکه چه کاری باید انجام دهید کافی نیستند.
• در جایی که ارزش ها و اهداف با هم رقابت می کنند، اصول به شما کمک می کنند تا بین آنها انتخاب کنید.
• اصول تو در تو زیرمجموعه های وابسته به زمینه ای هستند که برای گروه های کوچکتر و کوچکتر افراد اعمال می شوند.

منبع:https://www.digitalfluency.guide/principles/how-principles-work