اصول طراحی و استفاده

نحوه طراحی اصول تصمیم گیری که بیانگر اهداف و ارزش های شما هستند را بیاموزید.

اگر به قوانین و اقتدار به عنوان استراتژی های مورد علاقه خود برای حفظ همه چیز در حال اجرا عادت کرده اید، ممکن است دانستن اینکه از کجا و چگونه شروع به آزمایش با رویکرد متمرکز بر اصول کنید، دشوار باشد. در اینجا به شما نشان خواهیم داد که چگونه «چنگال های سر راه» را شناسایی کنید که نشان دهنده فرصت های کلیدی برای اصول هستند، اصول تصمیم گیری را برای شفافیت بدون اینکه بیش از حد دستوری باشد طراحی کنید و پس از استفاده از آنها در دنیای واقعی، آنها را آزمایش و اصلاح کنید.

به دنبال فرصت ها باشید

شناسایی کنید که اصول در کجا مورد نیاز هستند و در کجا قبلاً وجود دارند.

برای یافتن فرصت هایی برای اصول، به دنبال معضلات باشید: انتخاب بین ارزش ها یا اهداف متضاد. معضلات اغلب شبیه این به نظر می رسند:

• آیا باید روی سهم کل بازار یا سودآوری تمرکز کنیم؟
• محلی یا جهانی؟
• کوتاه مدت یا بلند مدت؟
• مشتریان یا سرمایه گذاران؟
• سریع یا آهسته؟
• افزایشی یا نمایی؟

و پاسخ ها شروع می شود: خب، بستگی دارد…

اصول موجود را پیدا کنید

محل دیگری برای شروع، جمع آوری و پالایش راهنمایی های تصمیم گیری موجود در سراسر سازمان است.

گاهی اوقات اصول غیررسمی به عنوان بخشی از فرهنگ منتقل می شوند. در مواقع دیگر، آنها تدوین می شوند، همانطور که رید هاستینگز برای نتفلیکس انجام داد.

تمرین

اصول موجود را پیدا کنید

هر اصول تصمیم گیری موجود را در سازمان خود امروز پیدا کنید. در سمت چپ، منابع موجود مانند کتابچه های راهنمای کارکنان، اسناد آموزشی، دستورالعمل های برند و اسناد مشابه را فهرست کنید. در سمت راست، راهنمایی های خاص برای تصمیم گیری را ذکر کنید.

برخی از نمونه های اهداف، استراتژی ها، سیاست ها و رویه ها در سازمان شما امروز چیست؟

آیا نمونه های موجودی از اصول تصمیم گیری وجود دارد؟ آنها چه هستند؟

تمرین

کجا اصول مورد نیاز هستند؟

از سوالات زیر برای شناسایی مکان هایی در سازمان خود استفاده کنید که ممکن است اصول تصمیم گیری مورد نیاز باشد. در مورد این سوالات با تیم خود فکر کنید و بحث کنید. از این برگه کار برای ثبت افکار خود استفاده کنید.

• در کدام قسمت سازمان خود به دلیل اینکه تصمیمات درست در زمان مناسب گرفته نمی شود، وقت خود را تلف می کنید یا دچار استرس می شوید؟
• کجا مردم نمی دانند چگونه تصمیم بگیرند؟ کجا اغلب استثنا وجود دارد؟
• کجا تصمیماتی وجود دارد که به وضوح تحت مسئولیت ها قرار نمی گیرند؟ کجا مشخص نیست چه کسی اختیار تصمیم گیری را دارد؟
• کجا تصمیمات تشدید می شوند حتی اگر افرادی که در صحنه هستند بدانند چه کاری باید انجام دهند؟ کجا تصمیماتی که باید تفویض شوند، تفویض نمی شوند؟
• کجا تصمیمات تفویض می شوند و سپس پس گرفته می شوند؟

نکاتی برای طراحی اصول

روی اصول تمرکز کنید، نه سیاست ها.

اصول تصمیم گیری نباید آنقدر خاص باشند که به مردم بگویند چه کاری انجام دهند، یا آنقدر گسترده باشند که به مردم کمک نکنند تصمیم درست را بگیرند. برای ایجاد یک اقدام سریع، مستقل و موثر، به چه اطلاعاتی از آنها نیاز دارید و آنها به چه اطلاعاتی از شما نیاز دارند؟

یک نشست برگزار کنید.

یکی از راه‌های کنار هم قرار دادن سریع این قطعات، تشکیل یک نشست از ذینفعان به عنوان یک نوع «کنوانسیون قانون اساسی» است. به هر حال، قانون اساسی اساساً مجموعه ای از اصول برای دموکراسی و دستورالعمل های ماندگار برای حکومت کردن بر یک ملت است. جنبش نرم افزار Agile با چنین گردهمایی آغاز شد.

تیم گسترده تر خود را درگیر کنید.

هنگامی که ارتش دکترین خود را در مورد مبارزه با شورش بازنویسی کرد، یک تیم متقاطع از سربازان، غیرنظامیان، کارشناسان و رهبران را گرد هم آورد و در عین حال بازخورد صدها پرسنل خط مقدم را جمع آوری کرد. هنگامی که IBM ارزش های خود را بازنویسی کرد، 50000 کارمند را در سراسر جهان درگیر کرد.

چگونه اصول تصمیم گیری را طراحی کنیم

1. دوراهی را پیدا کنید
2. یک اصل برای هدایت انتخاب تدوین کنید
3. آزمایش و پالایش کنید

1. دوراهی را پیدا کنید

یک “دوراهی” تصمیمی است که نیاز به اصول تصمیم گیری دارد، زیرا هر دو مسیر می توانند قابل دوام باشند. می توانید دلایلی را برای انتخاب هر کدام تصور کنید، بسته به شرایط، و نمی توانید از قبل بدانید که شرایط چه خواهد بود.

“ایمن باشید” یک اصل نیست زیرا آنقدر مبهم است که نمی توان تصمیمی بر اساس آن گرفت، بلکه به این دلیل که جایگزین آن “خطر آسیب” برای اکثر مردم منطقی نیست.

یک شرکت بزرگ اصل تصمیم گیری را توسعه داد که به کارمندان خواستار “همه جانبه بودن” بود. این ممکن است در ابتدا مانند یک ارزش به نظر برسد، اما می توانید بگویید که این یک اصل تصمیم گیری است زیرا یک جایگزین قابل دوام وجود دارد: “به صورت تدریجی تغییر دهید تا سهام خود را حفظ کنید.” و در واقع، مواقعی وجود دارد که انجام این کار منطقی است.

اگر اصول تصمیم گیری را حول ارزش همکاری توسعه می دهید، انتخاب شما این نیست که آیا همکاری کنید یا خیر. بلکه این است که چگونه با اختلافات اجتناب ناپذیری که بین افرادی که در حال همکاری هستند پیش می آید برخورد کنید.

به همین ترتیب، اگر اصول تصمیم گیری را حول ارزش نوآوری توسعه می دهید، قبلاً انتخاب کرده اید که ریسک کنید. اکنون به کمک نیاز دارید تا تصمیم بگیرید که کدام ریسک خاص ارزش پذیرش دارد و چقدر ریسک باید در هر لحظه معین انجام شود.

2. یک اصل برای هدایت انتخاب تدوین کنید

این مرحله شکاف بین ارزش ها و اهداف شما و اصول تصمیم گیری که به شما در دستیابی به آنها کمک می کند را پر می کند.

برای مثال، فرض کنید سازمان شما ارزش حفظ تمرکز و چابکی را دارد. برای درک اینکه چگونه این امر می تواند به اصول تصمیم گیری ترجمه شود، به این فکر کنید که چگونه به یک بازیکن تنیس آموزش می دهید تا در هنگام برگرداندن سرویس متمرکز و چابک بماند: روی انگشتان پا بایستید، چشم خود را به بازیکن دیگر خیره کنید و آماده باشید تا سرویس را رد کنید، و غیره.

در اینجا سه راه برای تبدیل یک هدف یا ارزش به اصل تصمیم گیری وجود دارد:

• با یک بیانیه ارزش موجود شروع کنید و آن را خاص تر کنید. “مشتری محور باشید” یک ارزش خوب است، اما به شما نمی گوید که چگونه انتخاب هایی انجام دهید که منجر به مشتری محور شود. برای ایجاد دستورالعمل‌هایی که انتخاب‌های شما را هدایت می‌کنند، آن را خاص‌تر کنید، مانند “از مشتری شروع کنید و به عقب برگردید” یا “رقبا را در نظر بگیرید، اما به مشتریان وسواس داشته باشید” آمازون.
• با یک قانون یا سیاست موجود که خیلی سخت است شروع کنید و آن را برای ارائه خودمختاری بیشتر بر اساس زمینه شل کنید. “همه فرآیندها باید باز باشند” یک قانون سختگیرانه است. “در صورت عدم وجود دلیل موجه، فرآیند باز را پیش فرض قرار دهید، در غیر این صورت فرآیند بسته مشکلی ندارد” فضای قضاوت را در دوراهی پیش رو می گذارد.
• به دنبال مکان هایی باشید که هیچ سیاست یا قانونی برای راهنمایی تصمیم گیری وجود ندارد و اصول تصمیم گیری را بر اساس ارزش های کلی پایه گذاری کنید. اینگونه IBM به چالش ایجاد دستورالعمل های رسانه های اجتماعی برای کارکنان پرداخت. دوراهی این بود که “چگونه نحوه ارائه خود کارکنان در ملاء عام را مدیریت کنیم تا به خوبی (یا حداقل ضعیف) شرکت را منعکس کند؟”

اصول IBM به کارکنان خودمختاری می دهد تا هر طور که می خواهند در رسانه های اجتماعی رفتار کنند، به شرطی که در چارچوب ارزش های سازمانی سازمان باقی بمانند. در مثالی از اصول تودرتو، اولین مورد در سیاست رسانه های اجتماعی IBM “آشنایی و پیروی از دستورالعمل های رفتار تجاری IBM” است.

3. آزمایش و پالایش کنید

یک اصل تصمیم گیری جدید در صورتی موفق است که این معیارها را برآورده کند:

• نه خیلی گسترده و نه خیلی خاص است. در عبارات مبهم ارزش خلاصه نمی شود که جهت مفیدی به کارکنان نمی دهد، اما همچنین تجویز نمی کند که چه کاری انجام دهند تا حدی که تمام انعطاف پذیری را از بین ببرد.
• گزینه های در دسترس و قابل دوام را مشخص می کند و انتخاب بین آنها را باز می گذارد. به عنوان مثال، IBM می توانست قانونی ایجاد کند که همه کارکنان را ملزم کند وابستگی خود به IBM را هر بار که چیزی را در هر جایی به صورت آنلاین منتشر می کنند، اعلام کنند. با این حال، در برخی مواقع، این نه مرتبط است و نه مناسب، بنابراین IBM اصول تصمیم گیری را ایجاد کرد که به کارکنان اجازه می دهد تصمیم بگیرند که آیا کارفرمای خود را شناسایی کنند یا خیر.
• به گونه ای بیان می شود که به خاطر سپردن آسان و متناسب با فرهنگ سازمانی شما باشد. در حالت ایده آل، اصول تصمیم گیری عبارات گفتگو محور هستند که افراد می توانند آنها را در لحظه به یاد بیاورند و استفاده کنند، به جای اینکه مجبور باشند هر بار که مجبور به تصمیم گیری هستند آنها را جستجو کنند.

اصول تصمیم گیری رسانه های اجتماعی IBM شامل “خودتان باشید”، “سعی کنید ارزش بیافزایید” و “به مخاطبان خود احترام بگذارید” است. شرکت دیگری ارزش اخلاقی خود را به اصل “آیا مادرتان تایید می کند؟” تبدیل کرد.

تمرین

اصول تصمیم گیری را طراحی کنید

از این برگه کار برای راهنمایی خود در فرآیند تدوین اصول تصمیم گیری استفاده کنید. برای هر موقعیت، با شناسایی معضل و نتیجه مطلوب شروع کنید، سپس روی بیان اصل کار کنید. اطلاعاتی در مورد زمینه اضافه کنید تا روشن شود که اصل را چه زمانی و چرا باید استفاده کنید.

اصول را متحول کنید

اصول تصمیم گیری بر روی سنگ حک نشده اند – آنها برای تکامل هستند.

از همان ابتدا، باید به مردم اطلاع دهید که این یک فرآیند آزمایشی است و ضربه و خطاهایی وجود خواهد داشت.

اگر مردم در استفاده از اصول کند هستند، ممکن است به این دلیل باشد که در اعتماد به نفس خودشان کند هستند که اکنون واقعا اختیار تصمیم گیری دارند. مراقب باشید که بی تاب نشوید و با گرفتن اختیار تصمیم گیری از آنها، آنها را “گیج” نکنید.

مهم است که به مردم اختیار داده شود تا یک وظیفه یا مسئولیت تفویض شده را رد کنند اگر احساس نمی کنند که اصول تصمیم گیری به اندازه کافی واضحی برای موفقیت دارند.

مثال:

گوگل

مقایسه کنید که نه اصل گوگل در سال 2008 به چه شکلی بود با نسخه بازنگری شده ای که در سال 2013 ایجاد شد.

همانطور که می بینید، “فرآیندهای باز پیش فرض” از “هر آنچه می توانید به اشتراک بگذارید” رشد کرد و “ارسال و تکرار” در اصل “پروژه ها را نکشید؛ آنها را تغییر دهید” بود.

این تحول ظریف اما مهم است: از به اشتراک گذاشتن تمام اطلاعات به اشتراک گذاشتن اطلاعات از طریق فرآیندهای باز، و از جلوگیری از هدر رفتن کار تا اطمینان از خروج کار از در.

گوگل دور از انداختن دستورالعمل های قدیمی، آنها را بر اساس تجربه بیشتر در مورد انواع تصمیماتی که کارمندانش باید بگیرند، اصلاح کرد. هرچه بیشتر اصول خود را اعمال کنید، می توانند دقیق تر شوند.

در اینجا نکاتی برای تکامل اصول تصمیم گیری خود آورده شده است:

• به طور منظم اصول خود را بازبینی کنید. آیا آنها هنوز برای چالش‌هایی که سازمان شما با آن مواجه است مرتبط هستند؟ آیا آنها به کارکنان شما کمک می کنند تا به طور موثر تصمیم گیری کنند؟
• از بازخورد کارکنان استفاده کنید. از کارکنان خود بپرسید که چگونه اصول تصمیم گیری به آنها کمک می کند و به آنها آسیب می رساند. از آنها بخواهید پیشنهادهایی برای بهبود اصول ارائه دهند.
• آزمایش و یادگیری را تشویق کنید. ایجاد یک فرهنگ نوآوری و آزمایش را تشویق کنید. کارکنان را تشویق کنید تا اصول تصمیم گیری را آزمایش کنند و نتایج را به اشتراک بگذارند.
• اصول خود را به روز کنید. همانطور که سازمان شما رشد می کند و تغییر می کند، ممکن است نیاز باشد اصول تصمیم گیری خود را به روز کنید. مطمئن شوید که اصول شما همیشه به روز و مرتبط هستند.

از اشتباهات بیاموزید

اشتباهات تصمیم گیری یا شکست های تفویض اختیار را به عنوان فرصت هایی برای پیشرفت و ظهور اصول جدید ببینید.

اگر تصمیمی با ماموریت یا استراتژی همسو نیست، به وضعیت نگاه کنید. شاید فرد اصل را اشتباه اعمال کرده باشد – یا اصول شما ممکن است به وضوح بیشتری نیاز داشته باشد.

هرگونه اشتباه در تصمیم گیری یا شکست در تفویض اختیار، فرصتی برای ظهور اصول جدید برای آینده است. آنها اطلاعات ارزشمندی در مورد فرهنگ شما، مشتریان شما، تیم شما و فرآیند شما ارائه می دهند.

اگر افراد به طور مداوم تصمیمات «درست» را نمی گیرند، به جای سرزنش افراد و مدیریت فرآیند، به اصول گمشده تکیه کنید و هدف را منتقل کنید.

مطمئن شوید که آنچه واقعاً در جریان است را درک می کنید.

• آیا افراد در مورد اینکه اصول چیست یا چه معنایی دارند، واضح نیستند؟
• آیا آنها برای اعمال اصول، زمینه یا اطلاعات کافی ندارند؟
• آیا اصول تصمیم گیری شما برای زمینه و زبان آنها نوشته شده است؟
• آیا این موردی است که برای یک زمینه خاص به اصول تودرتو نیاز است؟

تغییرات جزئی در کلمات می تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. به همین دلیل است که بهتر است اصول را با افرادی که از آنها استفاده خواهند کرد ایجاد کنید.

سوالات “چرا؟” راهی قدرتمند برای تحریک بازخورد معنی دار هستند. از روش “پنج چرا” برای تشخیص علل اصلی مشکلات پیچیده استفاده کنید.

ابزارهایی برای تکامل اصول

آیا ابزارهایی که در حال حاضر برای برقراری ارتباط در مورد اصول استفاده می کنید باعث انعطاف ناپذیری غیرضروری می شوند؟ از ابزارهای مشارکتی برای دعوت به همکاری استفاده کنید و اصول خود را مرتبط و زنده نگه دارید.

ابزارهای ابری حوزه جدیدی را برای بازخورد و همکاری باز می کنند. برای مثال، اگر عملکردی برای اظهار نظر در مورد دفترچه راهنمای کارکنان ارائه دهید، چه می شود؟

اگر نگران بازخورد منفی هستید، به IBM به عنوان یک مثال نگاه کنید. در “Values Jam” خود، IBM به نظرات در مورد ارزش های در حال تکامل اجازه داد. اولین نظرات کارکنان انتقادهای تند بود، اما سپس سازنده شدند.

خلاصه

نکاتی در مورد طراحی اصول تصمیم گیری:

• تیم گسترده تر خود را درگیر کنید.
• روی اصول تمرکز کنید، نه سیاست ها.
• یک شتاب دهنده تصمیم گیری برگزار کنید، نوعی نشست که در آن افراد می توانند ایده هایی را در مورد اینکه اصول می توانند باعث پیشرفت شوند و اصول موجود را آشکار کنند، ارائه دهند.

مراحل طراحی اصول تصمیم گیری:

1. دوراهی (تصمیمی که باید گرفته شود) را پیدا کنید.
2. یک اصل برای هدایت انتخاب تدوین کنید.
3. آزمایش و پالایش کنید.

اصول تصمیم گیری بر روی سنگ حک نشده اند – آنها برای تکامل هستند. اشتباهات تصمیم گیری یا شکست های تفویض اختیار را به عنوان فرصت هایی برای پیشرفت و ظهور اصول جدید ببینید.

در تکامل اصول، مراقب باشید که خیلی درگیر جزئیات نشوید و ناخواسته به کتاب قوانین ختم شوید.

منبع:https://www.digitalfluency.guide/principles/design-use-principles